Die belgische Nationalregisternummer: Aufbau und Schwärzung

Elf Ziffern tauchen in belgischen Akten überall auf: in Ladungen und Antragschriften, Lohnabrechnungen, Unterlagen der sozialen Sicherheit, Kopien von Personalausweisen. Sie wirken wie ein Verwaltungsdetail. Tatsächlich sind sie ein direktes Identifizierungsmerkmal: Die Nationalregisternummer verrät Geburtsdatum und Geschlecht und ist der Schlüssel, der eine Person über öffentliche Datenbanken hinweg verknüpft.

Wie die Nummer aufgebaut ist

Jede Person erhält bei ihrer ersten Eintragung in das Nationalregister, das durch das Gesetz vom 8. August 1983 geregelt ist, eine Erkennungsnummer. Ihr Aufbau ist im Königlichen Erlass vom 3. April 1984 festgelegt und in den Unterlagen der Generaldirektion Identität und Bürgerangelegenheiten (IBZ) beschrieben (französische Fassung). Sie besteht aus elf Ziffern in drei Gruppen und wird meist JJ.MM.TT-NNN.PP geschrieben.

Das Beispiel dieses Ratgebers ist erfunden: 85.03.15-123.69.

Wie die Prüfzahl funktioniert

Die Prüfzahl ergibt sich aus 97 minus dem Rest der Division der neunstelligen Zahl aus Geburtsdatum und laufender Nummer durch 97:

1. Nehmen Sie die ersten neun Ziffern: 850315123.
2. Teilen Sie durch 97: Der Rest beträgt 28.
3. Ziehen Sie ihn von 97 ab: 97 − 28 = 69. Die Nummer lautet 85.03.15-123.69.

Für Personen, die ab dem Jahr 2000 geboren sind, wird vor der Division die Ziffer 2 vorangestellt. Beispiel, ebenfalls erfunden: 04.06.08-042.67. 2040608042 geteilt durch 97 lässt den Rest 30, und 97 − 30 = 67. Ohne die vorangestellte 2 wäre die Prüfzahl 38 gewesen. Die Prüfzahl verrät also auch das Jahrhundert: 04.06.08-042.38 beschriebe eine Frau, die am 8. Juni 1904 geboren ist.

Eine vertippte Nummer besteht diese Prüfung fast nie. Deshalb kann eine Software eine echte Nationalregisternummer mit großer Sicherheit erkennen und andere elfstellige Zahlenfolgen übergehen.

Bis-Nummer und Erkennungsnummer der sozialen Sicherheit

Wer nicht im Nationalregister eingetragen ist, aber eine Verbindung zur belgischen sozialen Sicherheit hat (etwa ein Grenzgänger), erhält von der Zentralen Datenbank der sozialen Sicherheit (ZDSS) eine Bis-Nummer. Sie hat denselben Aufbau, doch der Geburtsmonat wird um 40 erhöht, wenn das Geschlecht bei der Vergabe bekannt ist, oder um 20, wenn es unbekannt ist. Ein Monat 43 oder 23 weist also auf eine Bis-Nummer hin.

Die Erkennungsnummer der sozialen Sicherheit (ENSS, französisch NISS, niederländisch INSZ) ist entweder die Nationalregisternummer oder die Bis-Nummer (ZDSS, französische Fassung). Gerade in der Grenzregion um Eupen und Sankt Vith, mit ihren vielen Grenzgängern, können auch Bis-Nummern in arbeits- und sozialrechtlichen Akten auftauchen.

Warum die Nummer geschwärzt werden sollte

• Sie spricht für sich. Ohne jeden Namen sagt 85.03.15-123.69: ein Mann, geboren am 15. März 1985.
• Sie ist ein eindeutiger Schlüssel. Die Nummer verknüpft dieselbe Person über Register und Akten hinweg. Die DSGVO erlaubt den Mitgliedstaaten, besondere Bedingungen für die Verarbeitung einer nationalen Kennziffer festzulegen, die dann nur unter Wahrung geeigneter Garantien verwendet werden darf (Art. 87 DSGVO).
• Ihre Verwendung ist im belgischen Recht beschränkt. Die Nationalregisternummer darf nicht ohne Ermächtigung und nicht zu anderen Zwecken als den ermächtigten verwendet werden, vorbehaltlich der gesetzlich vorgesehenen Fälle (Gesetz vom 8. August 1983, Art. 8, französische Fassung). Ein KI-Werkzeug, eine Fachzeitschrift oder ein Fortbildungspublikum braucht sie nicht.
• Eine Teilmaskierung verrät noch etwas. 85.03.**-***.** gibt weiterhin Geburtsjahr und -monat preis. Innerhalb der Kanzlei mag das genügen, in einer Veröffentlichung nicht.

Wo sie sich in einer Akte versteckt

• Ladungen und Antragschriften. Das Gerichtsgesetzbuch verlangt gegebenenfalls die Nationalregisternummer, die Bis-Nummer oder die Unternehmensnummer des Klägers bzw. Antragstellers, bei Strafe der Nichtigkeit (Art. 702 Nr. 1 und Art. 1034ter Nr. 2). Eine Ladung in der Akte enthält daher häufig eine.
• Arbeits- und Sozialunterlagen: Lohnabrechnungen, Bescheinigungen, Schriftwechsel mit Einrichtungen der sozialen Sicherheit.
• Kopien von Personalausweisen. Die Erkennungsnummer des Nationalregisters ist auf dem belgischen Personalausweis aufgedruckt (IBZ). In einer eingescannten Kopie ist sie Teil eines Bildes, kein Text.
• Vergessene Stellen: Kopf- und Fußzeilen, Dateinamen, Betreffzeilen von E-Mails, Tabellen in Anlagen.
• In jeder Schreibweise: 85.03.15-123.69, 850315-123-69, 850315 123 69 oder 85031512369.

So maskieren Sie die Nummer mit Localex

1. Öffnen Sie das Werkzeug und laden Sie das Dokument oder fügen Sie den Text ein.
2. In der Auswahl der zu maskierenden Daten ist die Nationalregisternummer vorab angekreuzt. Sie umfasst Bis-Nummern und die üblichen Schreibweisen, mit oder ohne Trennzeichen. Die Nummer des Personalausweises ist ein eigener Punkt, ebenfalls angekreuzt.
3. Bei den Fundstellen ist eine Nationalregisternummer mit gültiger Prüfzahl als durch die Prüfzahl bestätigt gekennzeichnet.
4. Wählen Sie die Ersetzung: einen nummerierten Platzhalter für den KI-Ablauf (der Wiederherstellungsschlüssel setzt ihn zurück), einen schwarzen Balken für eine Veröffentlichung oder eine Teilmaskierung nur für den internen Gebrauch.
5. Ist eine Nummer im Dokument vertippt, besteht sie die Prüfung nicht und wird möglicherweise nicht als Nationalregisternummer erkannt. Tragen Sie sie in die Liste der immer zu maskierenden Begriffe ein, oder markieren Sie sie im Text und maskieren Sie alle Vorkommen.
6. Bestätigen Sie, dass Sie das Ergebnis gelesen haben, und exportieren Sie. Die Leckprüfung durchsucht die Ausgabedatei vor dem Download nach den Originalwerten.

Ehrliche Grenzen

• Die Prüfzahl macht die Erkennung korrekt geschriebener Nummern sehr zuverlässig; eine Nummer mit Tippfehler wird auf diesem Weg nicht erkannt. Das fängt die Durchsicht auf.
• Eine Nummer in einem Bild (eingescannter Personalausweis, abfotografiertes Dokument) wird erst nach der Texterkennung (OCR) gelesen, einer der KI-Funktionen, kostenlos nach Bestätigung der E-Mail-Adresse.
• Eine Nummer, die über zwei Zeilen oder zwei Seiten verteilt oder von einer Fußzeile unterbrochen ist, kann den Regeln entgehen. Lesen Sie die Durchsicht an Seitenumbrüchen besonders aufmerksam.
• Die Schwärzung der Nummer macht das Dokument nicht anonym: Name, Anschrift und Geburtsdatum stehen meist direkt daneben. Siehe Pseudonymisierung oder Anonymisierung?

Weitere Ratgeber

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