Dokumente vor ChatGPT pseudonymisieren

Sie möchten ein Sitzungsprotokoll von einer KI zusammenfassen lassen, einen Brief an die Gegenseite entwerfen oder zwei Schriftsätze vergleichen. Die gemeinsamen KI-Leitlinien der Orde van Vlaamse Balies und von AVOCATS.BE vom 20. Januar 2025 sind in diesem Punkt knapp: Der Rechtsanwalt pseudonymisiert personenbezogene Daten und gibt keine personenbezogenen Daten in Prompts, Eingaben oder andere Dokumente für ein KI-Werkzeug ein (Abschnitt 1.2, niederländische und französische Fassung). AVOCATS.BE ist die Kammer der französisch- und deutschsprachigen Anwaltschaften; die Anwaltskammer Eupen gehört ihr an.

Dieser Ratgeber beschreibt den Ablauf, der das im Kanzleialltag praktikabel macht: pseudonymisieren, die KI fragen, wiederherstellen.

Warum pseudonymisieren statt löschen

Gelöschte Namen machen das Dokument für die KI unverständlich und die Antwort für Sie wertlos: Wer hat was gegen wen getan? Die Pseudonymisierung ersetzt jede Person, jedes Unternehmen, jede Anschrift und jede Kennnummer durch einen einheitlichen Platzhalter (Token), sodass der Text seine Logik behält:

• dieselbe Person behält überall denselben Platzhalter, auch wenn das Dokument „Lukas MEYER“, „Herr Meyer“ und „L. Meyer“ schreibt;
• ein Rollen-Platzhalter wie [KLÄGER] oder [BEKLAGTER] zeigt der KI, wer im Verfahren welche Rolle hat, was ein neutrales [PERSON_1] nicht leistet;
• ein Wiederherstellungsschlüssel, der auf Ihrem Rechner bleibt, ordnet jedem Platzhalter den Originalwert zu. So wird die Antwort der KI wieder zu einem Text mit den echten Namen.

Ein Beispiel

Ein erfundener Auszug aus einer arbeitsrechtlichen Akte, vorher:

Herr Lukas MEYER, seit dem 2. Mai 2016 bei der Exemplum AG beschäftigt, wurde am 14. Januar 2026 mit einem von Frau Anna SCHMITZ, Personalleiterin, unterzeichneten Schreiben entlassen. Er wohnte damals in der Musterstraße 12, 4700 Eupen.

Nach der Pseudonymisierung mit zugewiesenen Rollen (die Platzhalter richten sich nach der Sprache des Dokuments):

[KLÄGER], seit dem 16. Juni 2016 bei [ORGANISATION_1] beschäftigt, wurde am 28. Februar 2026 mit einem von [PERSON_1], Personalleiterin, unterzeichneten Schreiben entlassen. Er wohnte damals in [ADRESSE_1].

Beide Daten wurden um dieselben 45 Tage verschoben. Die Dauer der Betriebszugehörigkeit, die für die Kündigungsfrist maßgeblich ist, bleibt gleich; die tatsächlichen Daten sind nicht mehr erkennbar.

Der Ablauf mit Localex

1. Öffnen Sie das Werkzeug, fügen Sie den Text ein oder laden Sie die Datei (PDF, DOCX, TXT, MD oder HTML). Die Verarbeitung erfolgt nur in diesem Browser-Tab.
2. Stellen Sie den Modus auf Pseudonymisieren und wählen Sie die Voreinstellung für die Nutzung mit einer KI.
3. Weisen Sie im Bereich der Parteien den Hauptpersonen eine Rolle zu (Kläger, Beklagter, Kind, Zeuge), damit sie Rollen-Platzhalter erhalten.
4. Prüfen Sie die Fundstellen. Maskieren Sie, was die Erkennung übersehen hat; lassen Sie im Klartext, was die KI braucht und niemanden identifiziert, etwa ein Gericht oder eine Gesetzesbestimmung.
5. Bestätigen Sie, dass Sie das Ergebnis gelesen haben, und kopieren Sie den Text für die KI. Der pseudonymisierte Text wird zusammen mit einer Anweisung kopiert, die Platzhalter unverändert zu lassen.
6. Wählen Sie für den Wiederherstellungsschlüssel eine Passphrase mit mindestens 12 Zeichen und laden Sie den verschlüsselten Schlüssel herunter. Auf Wunsch bleibt er zusätzlich 24 Stunden in diesem Browser gespeichert.
7. Fügen Sie den Text in das KI-Werkzeug ein und stellen Sie Ihre Frage.
8. Kopieren Sie die Antwort der KI, öffnen Sie die Seite Wiederherstellen, fügen Sie die Antwort ein (oder laden Sie sie als DOCX), laden Sie den Schlüssel und geben Sie die Passphrase ein. Die Originalwerte kehren zurück, auf Ihrem Rechner.
9. Lesen Sie den Wiederherstellungsbericht: wie viele Werte zurückgesetzt wurden, welche von der KI veränderten Platzhalter (etwa [PERSON 1] statt [PERSON_1]) dennoch zugeordnet wurden und welche Platzhalter in der Antwort fehlen.
10. Prüfen Sie den Inhalt der Antwort selbst, einschließlich jeder zitierten Quelle. Die Leitlinien verlangen das (Abschnitt 1.1).

Der Wiederherstellungsschlüssel

Der Schlüssel ist die Tabelle, die jedem Platzhalter seinen Originalwert zuordnet. Er wird auf Ihrem Rechner mit Ihrer Passphrase verschlüsselt (AES-GCM mit einem 256-Bit-Schlüssel, abgeleitet über PBKDF2-SHA-256 mit mindestens 600.000 Iterationen) und nirgendwohin gesendet.

Behandeln Sie ihn wie Mandantendaten. Der Europäische Datenschutzausschuss (EDSA, engl. EDPB) hält fest, dass Zuordnungstabellen zwischen Pseudonymen und Identitäten selbst personenbezogene Daten sind und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden müssen (Leitlinien 01/2025, Rn. 93, englische Fassung). In der Praxis:

• Legen Sie die Schlüsseldatei in der Mandantenakte ab und die Passphrase an einem anderen Ort.
• Fügen Sie niemals den Schlüssel oder das Originaldokument in das KI-Werkzeug ein.
• Wer Schlüssel oder Passphrase verliert, kann die Originale nicht wiederherstellen. Niemand kann sie zurückholen.

Praktische Hinweise

• Weniger senden. Geben Sie der KI den Abschnitt, den sie braucht, nicht die ganze Akte.
• Fristen beachten. Verschobene Daten behalten ihre Abstände, Wochentage und Feiertage stimmen aber nicht mehr. Fällt der letzte Tag einer Verfahrensfrist auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag (Art. 53 des Gerichtsgesetzbuches). Berechnen Sie solche Fristen anhand der echten Daten.
• Auf den Kontext achten. Nicht nur der Name identifiziert. „Der einzige Notar eines Dorfes mit 900 Einwohnern“ bezeichnet eine Person, ohne sie zu nennen. Verallgemeinern oder streichen Sie solche Angaben. Die KI-Funktionen, kostenlos nach Bestätigung der E-Mail-Adresse, enthalten eine Analyse des Re-Identifizierungsrisikos, die solche Angaben im Klartext meldet.
• Platzhalter unverändert lassen. Schreibt die KI sie um, erkennt die Wiederherstellung gängige Varianten und meldet sie; ein Platzhalter, den die KI weglässt oder zusammenzieht, lässt sich jedoch nicht wiederherstellen.
• Die Bedingungen des KI-Werkzeugs lesen. Die Leitlinien nennen die Punkte: Training, Übermittlung und Speicherung, Weiterverarbeitung, Ort der Verarbeitung, offenes oder geschlossenes System, Haftung (Abschnitt 1.1).

Ehrliche Grenzen

• Pseudonymisiert heißt nicht anonym. Daten, die sich mithilfe zusätzlicher Informationen einer Person zuordnen lassen, bleiben personenbezogen, auch wenn diese Informationen bei einem anderen liegen (EDSA-Leitlinien 01/2025, Rn. 22). Sie halten den Schlüssel, für Sie ist der Text also personenbezogen. Die Pseudonymisierung senkt das Risiko, sie hebt Ihre Pflichten aus der DSGVO nicht auf.
• Das Berufsgeheimnis ist eine eigene Regel. Dieselben Leitlinien bestimmen, dass der Rechtsanwalt niemals Unterlagen oder Informationen, die unter das Berufsgeheimnis oder eine Vertraulichkeitspflicht fallen, in ein KI-Werkzeug eingibt, es sei denn, er ist sich absolut sicher, in einer geschlossenen Umgebung mit ausreichenden Garantien zu arbeiten. Das Ersetzen der Namen entscheidet nicht darüber, ob der übrige Sachverhalt weitergegeben werden darf. Diese Beurteilung bleibt bei Ihnen; siehe die KI-Leitlinien der Kammern in der Praxis.
• Die Erkennung ist nicht lückenlos. Kennnummern mit Prüfziffer werden zuverlässig gefunden, wenn sie korrekt geschrieben sind; Namen, Spitznamen und indirekte Angaben hängen von Regeln und Wörterbüchern ab, und die Durchsicht liegt bei Ihnen.
• Für das Ergebnis der KI bleibt der Rechtsanwalt verantwortlich (Abschnitt 1.3 der Leitlinien).

Weitere Ratgeber

• Pseudonymisierung oder Anonymisierung? (DSGVO, EDPB 01/2025)
• KI-Leitlinien der Anwaltskammern: Pseudonymisierung konkret
• Wie das Werkzeug Ihre Dokumente auf Ihrem Rechner behält